Tuyên truyền: Thông tư số 01/2020/TT – BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ – CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
Tuyên truyền: Thông tư số 01/2020/TT – BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ – CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
Thông tư này được Bộ tư pháp ban hành vào ngày 03/3/2020 và chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 20/4/2020 thay thế Thông tư số 20/2015/NĐ - CP. Sau đây là một số nội dung chính:
I. QUY ĐỊNH CHUNG
1. Giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật
- Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý.
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực.
Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định pháp luật.
2. Trách nhiệm khi tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông
Khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, người tiếp nhận hồ sơ (công chức của Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã) có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Người tiếp nhận hồ sơ phải bảo đảm người yêu cầu chứng thực chữ ký minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện giao kết hợp đồng, giao dịch.
3. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực
- Tổ chức, cá nhân khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, phải xuất trình bản chính để đối chiếu và chịu trách nhiệm về tính xác thực của bản chính được sử dụng để chứng thực bản sao. Bản chính phải bảo đảm về nội dung và hình thức mà cơ quan nhà nước đã ban hành hoặc xác nhận.
- Đối với hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này, trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh mâu thuẫn, tranh chấp, khiếu kiện, khiếu nại thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.
II. ĐỐI VỚI CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH
- UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
- Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính.
Ví dụ: chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các thành viên có tên trong sổ; chứng thực hộ chiếu thì phải chụp cả trang bìa và toàn bộ các trang của hộ chiếu có ghi thông tin.
2. Trách nhiệm của người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ khi chứng thực bản sao từ bản chính
Người thực hiện chứng thực (đối với trường hợp người thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ), người tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và bảo đảm chỉ thực hiện chứng thực bản sao sau khi đã đối chiếu đúng với bản chính.
Nếu phát hiện bản chính thuộc một trong các trường hợp không được chứng thực theo quy định thì cơ quan thực hiện chứng thực từ chối tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp người yêu cầu chứng thực sử dụng bản chính bị tẩy xóa, thêm bớt, làm sai lệch nội dung, sử dụng giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dung không đúng với bản chính thì người tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật.
èKhi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, công dân phải mang theo bản chính để đối chiếu. Khi có bản chính, công dân có quyền yêu cầu bất kỳ UBND xã, phường nào tại nơi gần nhất mình đang sinh sống hoặc nơi thuận tiện nhất mà không cần về chứng thực tại nơi thường trú.
Ví dụ: Anh Nguyễn Văn A có hộ khẩu thường trú tại xã Cẩm Vịnh, huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh nhưng lại đang sinh sống làm việc tại thành phố Hà Nội muốn yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy chứng minh nhân dân, anh A có quyền yêu cầu chứng thực giấy CMND nêu trên tại bất kỳ UBND xã nào nơi gần nhất mình đang sinh sống, thuận tiện nhất để yêu cầu thực hiện nội dung trên, mà không cần về chứng thực tại xã Cẩm Vịnh.
III. ĐỐI VỚI CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TRÊN GIẤY TỜ, VĂN
Các văn bản sau thuộc trường hợp chứng thực chữ ký:
- Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền:
Việc ủy quyền thỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền. Cụ thể như:
- Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
- Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
- Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
- Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
- Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp trên thì phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.
èKhi thực hiện chứng thực các việc ủy quyền nêu trên,người ủy quyền phải có mặt tại UBND xã để ký trực tiếp vào văn bản ủy quyền.
2. Chứng thực chữ ký trên bản lý lịch cá nhân (sơ yếu lý lịch hồ sơ việc làm).
Đây là nội dung quy định rõ việc chứng thực bản khai lý lịch cá nhân là chứng thực chứ ký. Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng theo mẫu quy định.
Người kê khai phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.
è Như vậy kể từ ngày 20/4/2020, Ngoài các văn bản nêu trên việc xác nhận trên lý lịch cá nhân để làm hồ sơ xin việc hoặc để thực hiện mục đích sử dụng khác phải được chứng thực chữ ký của người kê khai theo mẫu quy định. Quy định này yêu cầu người kê khai bản lý lịch phải có mặt tại trụ sở UBND xã và ký trực tiếp vào bản lý lịch cá nhân trước mặt cán bộ tiếp nhận hồ sơ, không ký trước ở nhà, không nhờ người khác xin xác nhận hộ, do vậy trường hợp nhờ người khác lên xác nhận sẽ bị từ chối theo quy định.
Hiện nay, đa số công dân đi làm ăn xa thường nhờ người nhà lên UBND xã để xin đóng dấu vào các bản sơ yếu lý lịch . Kể từ ngày 20/4/2020, những trường hợp nhờ người khác lên xin xác nhận vào các bản sơ yếu lý lịch cá nhân sẽ không được tiếp nhận giải quyết. Việc xin xác nhận vào bản sơ yếu lý lịch cá nhân không bắt buộc phải xác nhận tại xã nơi mình có hộ khẩu thường trú mà người dân có thể trực tiếp lên tại UBND xã, phường nơi gần nhất chỗ mình sinh sống hoặc nơi thuận tiện nhất để xin xác nhận theo thủ tục chứng thực chữ ký.
Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A có hộ khẩu thường trú tại xã Cẩm Vịnh, Cẩm Xuyên, Hà Tĩnh. Hiện ông đang làm công nhân và sinh sống tại Phường Tân Bình, Thị xã Dĩ An, tỉnh Bình Dương. Ông Nguyễn Văn A có thể mang sơ yếu lý lịch cá nhân của mình lên UBND phường Tân Bình để xác nhận mà không cần về UBND xã Cẩm Vịnh.
IV. ĐỐI VỚI CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH
Việc chứng thực các hợp đồng giao dịch như: Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê đất, chứng thực văn bản phân chia di sản thừ kế, khai nhận di sản, từ chối di sản thừa kế, chứng thực di chúc…. Khi đảm bảo các điều kiện được chứng thực theo nghị định 23/2015/NĐ – CP thì Các bên liên quan phải có mặt tại UBND xã để trực tiếp ký vào văn bản (không được ký sẵn ở nhà), trường hợp những người liên quan không có mặt thì hồ sơ sẽ bị từ chối theo quy định.
Trên đây là một số nội dung quan trọng của Thông tư 01/2020/TT – BTP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. UBND xã truyền tải để các cá nhân, tổ chức và nhân dân trên địa bàn được biết và thực hiện đúng theo quy định của pháp luật!